組織最適化「基本の５Ｓが出来てない企業は絶対強くなれない」
「あなたの会社キレイですか？」まずこれスタートです。建屋が新しいからキレイ、古いから汚いという意味ではありません。
キレイという言葉には色んな意味がありますが、企業でのあるある事例は外部の人間が見れる受付と来客室はある程度キレイ。
だが一歩執務室に入るや「空気がおかしい」。
「空気がおかしい」というのは経験上の勘みたいなもので定量的なものではないざっくりしたものですが、さらに細部に入っていくと問題は山積み。
これで良く売上を上げようと思ってるな～？っていう企業と沢山出会ってきました。
まず大前提として、仕事は「人間」がしています。業務のAI化・効率化は出来れど仕事は人間がするということを大前提で話します。
その中で、まず汚い環境とキレイな環境で働く場合、どっちが気持ちよく働けますか？
答えは言うまでもないでしょう。
ご存じだとは思いますが「整理」・「整頓」・「清掃」・「清潔」・「躾け」という言葉の頭文字を取って５Sと言います。
これが出来れば売上が上がるんだな？というと売上には他にも色んな要因がありますの100％とは言い切れませんが、５Sが出来ていない会社で業績が良いのは、よほど「ビジネスモデルが良い」か「競合がいない」ぐらいでしょうね？
どちらもライバルが出現したらイチコロです。
この記事では組織を強くするための土台の話をします。一軒家でもそうですが土台が手抜き工事だと早い段階で問題が発生します。土台さえ固めておけば、後はやる気次第、上に何を乗せるか（どんな事業をするか）？で何とでもなりますので、最後までお付き合い下さい。
目次
組織にとって５Ｓの大切さ
先にも触れましたが人間が仕事をしている以上、キレイな環境で仕事をした方が効率は上がります。
その中で「あ・え・て」優先順位を付けるとすれば、「整頓」と「躾け」ですかね？
５Sは全部繋がっているので一部を抜き出すのは本当に難しいのですが、この２つが何に影響をを与えるかというと「時間」です。
自宅でもよくある話だと思います。「あれ？TVのリモコンどこ行った？」とか「あれ？携帯の充電器ないんだけど…」みたいなやつです。
これって整頓のルールさえ躾けて（決めて）おけば探す時間は削れます。
営業に例えるなら、会社概要やサービス案内の資料の場所や分け方。よく使う角印に印鑑とインクと捺印用マットがセットになって置かれているか？などです。
挙げだしたらキリがないのですが上司から「5分後に出るぞ！」と突然言われ、5分後に出れる環境は整頓が出来ている環境にあるって証しですね。
そう５S は限られた時間の中で如何に成果を上げるか？の効率アップへの最短ルートなんです。
あなたの会社、作業効率抜群と胸を張って言えますか？無駄にことに経費使ってませんか？
「整理と整頓」「清掃と清潔」はセット。
この二つはセットですね。整理してなきゃ整頓できるわけないし、清掃してなきゃ清潔なわけがない。
整頓については前述しましたので、清掃について話します。
たとえ清掃員を雇ったとしても、清掃員は廊下やトイレなどは掃除してくれるでしょうが、執務室の中までは清掃してくれません。
せいぜいゴミ箱の中を空っぽにしてくれるぐらいでしょう？
僕が推奨するのは毎朝社長を含め社員全員で10分程度得良いので掃除することです。
当然毎日やるのでやる箇所がなくなってきます。
これが清潔がキープできている＝躾が出来ているという状況なんです。
副産物として、「あ、ここにもホコリ溜まってる」なんていう気付きが生まれてきます。掃除するまでは分からなかった気付き。
これも大切ですね。
15年ほど前のことでしょうか？何年前かまではあまり覚えていませんが、とある仕事で誰もが知っている世界ナンバーワンのECビジネスを展開する企業の工場内に入ったことがあるんです。
正直、衝撃を受けました。
人間がここまでやれるの？って。
15年前ぐらいなのでまだそこまでロボットとかAIが流通していない時代です。
通路にはきちんとテープが貼られルートがはっきりとしている。
そのテープも剝げたものなどははなく、全てキレイな状態。
その企業は、その後は誰もが知る急拡大。世界有数の大企業の位置を確立しました。
ここまで大きくれた理由が良く分かった事例でもありますした。
業務の縦割りが招く効率という名の非効率
業務を縦割りし、専門的な業務に特化する。これはこれで効率化という面ではいいことでしょう。
狭く深く突き詰める。職人気質のプライドで業務を遂行する。
これが縦割りのメリットです。
ただ、この縦割りの境界線をあまりにもきちんと引きすぎると下記のような弊害が発生します。
何か問題があったときにこれはAさんの業務だろうからと思い、Aさんに聞いてみたとしましょう。
Aさん：「あ、それ私の仕事じゃないんでBさんに聞いてください」ってなったとします。
で、Bさんに聞くと「あ、それ私じゃないので分からないです」。と…。
結局管理職の部長に聞くと、「すぐ調べます」という回答。
実は部長も良く分かってないから即答できないんですね。
「責任」を明確化しすぎているんです。
こういう組織結構あります。
代表的なのは非効率の本丸であるお役人の方々でしょう。
まぁお国の仕事は制度なので、我々が何を言おうが首長が代わらない限りすぐに変わることはありませんので、ここではあまり深くは語りませんが、役所の「たらい回し」とはよく言ったものですね。
縦割りの線をあまりにもきちんと引くと、上記のような「責任以外の業務には関わらない」という非効率が生まれるというデメリットがあるというを理解してください。
私はグラデーション的な縦割り組織とそれを横断できる部署がある組織が一番うまく回っていると感じています。
スポーツで例えるとラグビーですね。
ラグビーはルールが難しいのでルールの話はしませんが、あの組織力は見事なものです。
フォワードという身体の大きなぶつかり屋。
バックスという身体は大きくないけどスピードのある突破屋。
中央で両方をコントロールするスタンドオフ。
業務の役割は違えど、バックスも必ずフォワードのフォローをしますし、フォワードも何度つぶされても立ち上がり、バックスをフォローします。
チーム全員の目標はトライ。会社で言うと売上です。
自分の役目が終わったからと言ってさぼるメンバーがいるチームは勝てません。
ラグビーに奇跡はないって言われる由縁ですね。
これ、組織にも見事に当てはまるんです。
強い組織は社内のコミュニケーション能力が高い
上記のような完全縦割り組織の場合、自分の責任以外には干渉しないというデメリットが存在してしまいます。
責任のはき違えですね。
強い組織はAさんが直接Bさんとコミュニケーションを取り、何らかの一次回答が出ます。
それが出ない場合は横断チームが機能し各部署とコミュニケーションを取り回答を導きます。
コミュニケーションが取れている組織はスピード感が違うんです。
LINEやチャットなどのITツールは確かに伝達には便利です。
弊社もチャットワークなしでは業務は回らないでしょう。
ただし、これらのツールに依存しすぎると、チャットで書きましたよね？とか「見てないお前が悪いんだ」的なことになってしまいます。
情報は伝えるべきものであり、相手に伝わっていなければ伝えていないのと同じなのです。
伝える側にも、これテキストじゃ理解できないよな？って思った時は直接チャットでも書いたけど、「これってこういうことなので…」とコミュニケーションをとるべきなのです。
これをいうと時々やたら会議が増える会社がいますが、それはかえって非効率です。
無駄な会議はなるべく減らすべきで、それよりも上記の組織再編と経営理念の徹底こそが大切だと確信しております。
一組織の人数の最適解は？
これはリーダーの資質にもよるでしょうが、私は経験上、1人のリーダーと5人のメンバー。
6人一塊が最適なのではないかと思います。
私の尊敬する経営者のある方は10人が最適と言いますが、それはちょっと重たいのではないか？と思ってしまいます。
一人で9人のメンバーを把握するのはかなりの管理能力がないと出来ないと思います。
人間の脳は同時に2つのことしか処理できません。3つは出来ないのです。
それを踏まえると。私は6人のピラミッドをいくつも作っていくのが組織の最適化だと信じています。
スピリチュアル的な要素
これはかなりスピリチュアル的になるので、オマケ程度に呼んで欲しいのですが、オフィスに観葉植物などの緑があるという労働環境が良くなると感じています。
昔から緑は邪気を吸い込むと言われてますからね。
緑をオフィスに置くと出る実際の効果が下記の論文にも出ています。
- 職場満足度向上
- オフィスの魅力度向上
- 健康関連の不調減少
また、オフィスに神棚があるのもいいですね。
常に万物に感謝の意を示す。これは日本の世界唯一の文化＝背骨です。
少し解釈が違う儀式的な要素にはなりますが、神棚名の効果として以下のような論文も出ています。
- 組織への貢献意識の向上
- 協力行動の向上
- 一体感の向上
実際に神棚がある会社は５Sもしっかりできてるという印象があります。
私は神社巡りが趣味なので、正直神棚もマニア級です。
なのであまり深く話し出すと終わらなくなるので、せめて会社所在地の氏神様のお札を祀るぐらいで良いと思います。
へぇ～緑と神棚には「こういう御利益もあるんだ～」ぐらいで聞き流してもらって結構です。
緑の効果はオランダの研究チームの論文「室内植物がオフィスワーカーに与える影響：オランダの複数の組織における実地調査」より引用
神棚（儀式）の効果はアリゾナ州立大学マイク・ベア博士の「職場の儀式は仕事の意味を高める」より引用
自分の会社の氏神様がどこの神社か分からないときは神社本庁に電話して住所を伝えれば教えてくれます。
組織最適化のまとめ
最後までお付き合いいただきありがとうございました。
長々と書いてしまいましたが、組織最適化の土台作りの要素は大きく分けて以下の3つ。
- ５Sの徹底
- 社内コミュニケーション能力の必要性
- ６人組織のピラミッド
浸透（躾けに）するには多少の時間はかかりますが、これを基礎に組織の土台を作り直せば、何故か仕事がうまく回りだします。
是非、チャレンジしてみてください。
私が直接現場に入ってコンサルティングする「組織最適化コンサルティング」もありますので、まずはお気軽にご相談ください。
